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PLANEJAR OU NÃO? EIS A QUESTÃO!
Posted 13/09/2013
on:O planejamento é o ponto de partida para qualquer projeto bem sucedido, mas vive no limbo psicológico da eterna queda de braço entre as necessidades de geração resultados e alinhamento estratégico.
Planejar é registrar um plano, isto é, tornar os processos criativos e as ideias de diversas partes interessadas no projeto uma coisa tangível e disponível para consulta. Fazer um plano significa declara como alguma será feita e essa declaração ajuda a comunicar os objetivos do projeto e esclarecer suas minúcias.
Projetos são ações coordenadas e integradas de caráter temporário (têm começo e fim), de desenvolvimento progressivo cujo objetivo é a produção de um resultado exclusivo. Essas características conferem um alto grau de incerteza e uma grande expectativa de mudanças ao longo do seu ciclo de vida. Pelo seu potencial de comunicação o planejamento funciona como um direcionador de ações promovendo a sinergia por intermédio do estabelecimento de objetivos claros, indicadores, tarefas e pela riqueza de informações incorporadas à medida que vai sendo detalhado (lembram-se do caráter progressivo dos projetos?).
Para planejar muitas pessoas devem ser ouvidas, interesses devem ser avaliados, hipóteses levantas, dados coletados e essa riqueza de informações e ideias, muitas vezes divergentes, deve ser orquestradas de uma forma que faça sentido. Planejar exige uma grande habilidade de buscar soluções, solucionar conflitos e respeito à diversidade (de comportamentos, opiniões, expressões, etc). Dessa forma não pode ser considerado de outra forma senão um exercício criativo.
Ao ampliar e aprofundar tanto a apreciação de um assunto ele vai aos poucos se tornando mais claro de forma que detalhes que antes passariam despercebidos começam a aparecer. Essa é a grande oportunidade oferecida pelo ato de planejar: diminuir incertezas aumentando a previsibilidade das ações. Gastar tempo com planejamento diminui o tempo gasto com retrabalho e economiza dinheiro, motivação e muita energia. Ninguém reserva recursos para realizar o trabalho novamente, logo é melhor começar com uma boa base do que terminar com uma ótima desculpa.
E por falar em fazer: o planejamento fornece os parâmetros de comparação para analisar se o projeto está sendo devidamente realizado. Como diria o gato à Alice “para quem não sabe aonde quer chegar qualquer caminho serve” (Lewis Carrol). Acontece que um projeto nasce de uma necessidade específica, logo tem objetivo, e esse objetivo tem um prazo para ser alcançado. A análise feita através da comparação entre o que está sendo realizado com o que foi planejado permite ajustes de curso e o efetivo controle das mudanças, aumentando a previsibilidade dos resultados. “O que não pode ser medido não pode ser melhorado” (William Thomson) e para medir é necessário ter um referencial.
Planejamento não é algo feito apenas uma vez, ele é cíclico. Também não é realizado apenas em grupo. Embora seja um esforço coletivo ele é conduzido em vários níveis, e um desses níveis pode ser individual.
Planejar aumenta a potencia dos argumentos, afinal existem meios de averiguar o impacto de uma mudança ou de um risco nas demais áreas do projeto e assim fornecer dados que embasem a tomada de decisão. O problema não está em incorporar uma mudança, está em implanta-la acreditando que todas as demais dimensões do projeto não serão afetadas. Se eu aumento o escopo provavelmente aumentarei também o custo e o tempo de execução, se eu diminuo o tempo de uma determinada tarefa posso afetar a qualidade e aumentar os riscos e assim sucessivamente. É função do gerente de projetos sinalizar ao tomador de decisão sobre esses impactos para proteger os resultados do projeto e garantir os recursos necessários para uma perfeita execução.
Além disso, o planejamento funcionará como um fio condutor que manterá o projeto alinhado com a estratégia que o motivou, incorporando as mudanças e as ações preventivas ou corretivas adotadas ao longo da sua execução. Espera-se com isso que todas as informação relevantes possam estar disponíveis e atualizadas para serem arquivadas no momento de seu encerramento. Essas informações são coletadas como atualizações do plano do projeto, registros de boas práticas e lições aprendidas e serão uteis para a avaliação do sucesso do projeto e para o planejamento futuro de projetos semelhantes, permitindo analogias, minimizando as incertezas e consequentemente melhorando a consistência dos futuros planejamentos.
Devemos cuidar para que a ansiedade por apresentar resultados não turve nossa capacidade de planejamento. Motivação tem a ver com tensão, mas essa tensão só vira stress se for alijada de propósito ou dada como causa perdida. Se todos reclamam do stress que é trabalhar apagando incêndios talvez seja porque gastamos muita energia resolvendo urgências – demandas importantes sem tempo para execução – e negligenciamos as demandas importantes que ainda têm tempo de serem devidamente executadas.
Logo planejar também faz bem a saúde, alivia o stress, aumenta as habilidades interpessoais, melhora a comunicação, reforça o propósito das atividades melhorando o comprometimento e a motivação dos envolvidos, diminui riscos, retrabalho, melhora o aproveitamento dos recursos e muito mais. Com tantos benefícios tangíveis está mais do que na hora de quebrarmos o paradigma do imediatismo para assumirmos uma postura mais consciente, sustentável através do planejamento, que não precisa ser chato, nem gerar apenas relatórios extensos. O planejamento pode ser visual, interativo, dinâmico, isso não elimina a necessidade de registro para posteridade, mas pode ser legal.
A questão é simples: na vida nada acontece sem que algo seja dado em troca basta saber se vocês quer pagar um pouco agora antecipando o esforço ou muito depois com desgaste, stress e retrabalho 😉
“Boa sorte é o que acontece quando a oportunidade encontra o planejamento” Thomas Edison
Por Irene Ciccarino, PMP